Sobre los Libros Sacramentales y Archivos Parroquiales
CASIMIRO LÓPEZ LLORENTE,
POR LA GRACIA DE DIOS Y DE LA SANTA SEDE APOSTÓLICA,
OBISPO DE SEGORBE-CASTELLÓN
La Iglesia, que ha sido adelantada en el moderno Derecho registral, tiene que seguir velando para asegurar la exactitud y conservación de sus Registros, así como para garantizar su función de dar la necesaria publicidad a los datos en ellos contenidos, y facilitar su acceso a quienes tengan un interés legítimo.
Los modernos medios de reproducción y comunicación facilitan sobremanera la posibilidad de falsificación de documentos o su manipulación, así como su difusión indiscriminada, con el consiguiente peligro de atentar contra la seguridad jurídica y el derecho a la intimidad de los fieles.
Uno de los derechos reconocidos a todos los fieles es el derecho a la protección de su propia intimidad (cf. c. 220 CIC). Por eso, la Iglesia siempre ha procurado que los datos personales de los fieles que obran en su poder a través de los diversos libros parroquiales, fueran diligentemente custodiados y sólo se pudieran proporcionar a quienes tuvieran un interés legítimo en su conocimiento (cf. cc. 383, 384 y 470 CIC’17). Coincide en esto con la moderna sensibilidad que ha llevado a muchos países a crear las respectivas Agencias de Protección de Datos Personales.
Asegurar la permanencia e inalterabilidad de los datos, así como su oportuna confidencialidad, aconseja que los registros parroquiales se sigan llevando en los libros tradicionales. En efecto, no es seguro que los medios técnicos actuales garanticen la permanencia de los datos recogidos y editados por medios informáticos. Además, la llevanza tradicional constituye una garantía ulterior para salvaguardar su genuina naturaleza, puesto que su informatización podría hacerlos susceptibles, en determinados casos, de calificarlos como ficheros, sujetos a una normativa estatal ajena a su verdadero carácter, que no sólo es jurídico e histórico, sino también pastoral.
Aunque son muchos los celosos pastores que ya observan las cautelas pertinentes, la Conferencia Episcopal, ha considerado conveniente emanar unas Orientaciones acerca de los libros parroquiales sacramentales, aprobadas por la XCV Asamblea Plenaria el 23 de abril de 2010, para facilitar a los párrocos unos criterios uniformes en un tema tan importante. Teniendo en cuenta dichas Orientaciones, así como el derecho particular y la praxis de nuestra Diócesis de Segorbe-Castellón, una vez consultado el Consejo Presbiteral Diocesano, por el presente
DECRETO
I. Los libros sacramentales y sus responsables
Art. 1. En cada Parroquia se han de llevar los libros sacramentales establecidos por el Derecho, al menos el de Bautismos, Matrimonios, Difuntos (cf. c. 535 § 1 CIC) y Confirmaciones (cf. I Decreto General de la CEE, de 26.11.1983, art. 5). Dado que en nuestra Diócesis hay parroquias que llevan libro de primeras Comuniones, se establece que en adelante se lleven dichos libros en todas las parroquias.
Art. 2. El encargado de los libros sacramentales parroquiales es el Párroco o el sacerdote a él asimilado en derecho, es decir, el Administrador parroquial o Cura Párroco Encargado. En el caso de Párrocos ‘in solidum’, el encargado de los libros sacramentales será el Párroco moderador (cf. c. 517 § 1 CIC) responsable. El Párroco puede delegar esta función en un Vicario Parroquial. Para que otra persona distinta del Vicario Parroquial ostente esa responsabilidad deberá tener delegación escrita del Obispo Diocesano o del Vicario General.
Art. 3. Sólo las personas a las que se refiere el número anterior están legitimadas para firmar las partidas sacramentales, los certificados y los extractos de partidas, que, en el caso, de estar destinadas a otras Diócesis deberán ser legalizadas o compulsadas por el Ordinario.
Art. 4. Los libros sacramentales forman parte de los archivos parroquiales protegidos por lo establecido en el artículo I.6 del Acuerdo sobre Asuntos Jurídicos entre la Santa Sede y el Estado español, por lo que se puede denegar el acceso a cualquier autoridad civil no autorizada por el Ordinario.
Art. 5. Los libros sacramentales no son ficheros, en el sentido del artículo 3 b) de la Ley Orgánica 15/1999 de Protección de Datos de Carácter Personal, por lo que no hay que comunicar su existencia al Registro General de Protección de Datos. Para el resto de posibles ficheros parroquiales se observará la normativa específica o las orientaciones dadas al respecto.
Art. 6. § 1. Se aconseja de nuevo vivamente que los libros parroquiales que tengan una antigüedad superior a los cien años, a computar a partir del momento de su cierre, se depositen en el Archivo histórico diocesano, sin perjuicio de la propiedad, que seguirá siendo de la parroquia, lo que se acreditará mediante el correspondiente certificado, que se unirá al Inventario parroquial.
§ 2. La digitalización parcial o total de los libros parroquiales precisa de autorización escrita del Ordinario.
II. Anotaciones y notas marginales.
Art. 7. § 1. Las anotaciones en los libros sacramentales contendrán todos los datos previstos en la legislación tanto general como particular (cf. cc. 877, 895, 1121, etc. CIC).
§ 2. En el libro de Bautismos se anotará el nombre y los dos apellidos de los bautizados, la fecha y el lugar de nacimiento y de bautismo, el nombre y los dos apellidos de los padres, de los abuelos, de los padrinos, y, si no hubiera padrino o padrinos, de al menos un testigo, y del ministro.
§ 3. En el libro de Confirmaciones se anotarán el nombre y los dos apellidos de los confirmados, de los padres y de los padrinos, la fecha, el lugar y el nombre del ministro de la Confirmación.
§ 4. En el libro de primeras Comuniones se anotarán el nombre y los dos apellidos de quienes la reciben, de los padres, la edad de aquellos, la fecha, el lugar y el nombre del ministro de la primera Comunión.
§ 5. En el libro de Matrimonios se inscribirá el nombre y los dos apellidos de los contrayentes, su estado tanto canónico como civil, así como los nombres y los dos apellidos de los padres, el carácter canónico o civil del matrimonio de éstos, y los nombres y los dos apellidos de dos testigos, así como la fecha, el ministro y la razón de su ministerio.
§ 6. En el libro de Difuntos, se anotará el nombre y los dos primeros apellidos del difunto, estado civil, el nombre y los primeros apellidos del consorte o viudo, edad, nombre y apellidos de sus padres, fecha de la defunción y del entierro así como la constatación de haber recibido los sacramentos, si es el caso.
§ 7. Los capellanes de hospitales y clínicas, situadas en el territorio diocesano de Segorbe-Castellón, deberán comunicar la administración de los sacramentos de la Penitencia, Unción de Enfermos así como del Viático a un enfermo, en caso de su defunción, al párroco o al sacerdote a él asimilado en derecho a través de los familiares del difunto o de la funeraria, que preste el servicio, mediante cédula establecida al respecto.
Art. 8. En el libro de Bautismos se efectuarán, en su caso, notas marginales en las que se haga constar la recepción de la Confirmación, y lo referente al estado canónico de los fieles por razón del matrimonio, de la adopción, del orden sagrado, de la profesión perpetua en un instituto religioso y del cambio de rito (cf. c. 535 § 2 CIC). Para este fin, se dejará el espacio suficiente al margen izquierdo de la inscripción, así como para otras eventuales anotaciones o diligencias, que afecten al estado del interesado.
Art. 9. En el libro de Matrimonios se efectuarán, en su caso, notas marginales en las que se haga constar, de forma sucinta, la convalidación, la declaración de nulidad o la resolución pontificia de disolución de matrimonio rato y no consumado. Con este fin, se dejará el espacio suficiente en el margen izquierdo de la inscripción.
III. Modo de llevar los libros.
Art. 10 § 1. Los libros, en soporte de papel, podrán ser libros ordinarios de registro, o bien libros editados y autorizados con esta finalidad. En todo caso se excluyen los libros formados por impresos editados y cumplimentados por ordenador. El soporte digital no es el adecuado para este fin.
§ 2. Los libros editados con formularios específicos y los datos señalados en el art. 7 deberán ser uniformes para toda la diócesis y contar con la autorización del Ordinario diocesano.
§ 3. Los libros abiertos en el momento de la entrada en vigor del presente decreto seguirán llevándose hasta su conclusión.
Art. 11. El Párroco o el sacerdote a él asimilado en derecho, como encargado de los libros sacramentales, dará comienzo y cierre a todo libro sacramental mediante diligencia escrita. Para dar comienzo a todo libro nuevo debe señalarse este hecho brevemente en su primer folio, haciendo constar la fecha, los datos identificativos esenciales del encargado del libro, número de páginas del libro, etc. Igualmente se hará una diligencia escrita al dar cierre al libro, pero en la siguiente página a la última escrita. En ambos casos se debe fechar, firmar y sellar la página correspondiente.
Art. 12. Para salvaguardar su durabilidad e indelebilidad, los datos han de escribirse con rotulador de tinta líquida o pluma estilográfica, nunca con bolígrafos ordinarios o derivados.
Art. 13. § 1. Para extender extractos o certificados de partidas sólo se podrán usar los formularios autorizados para la Diócesis por el Ordinario.
§ 2. Si al extender un extracto o certificado, no se conoce alguno de los datos solicitados, el espacio, también en el caso de notas marginales, no se debe dejar en blanco, sino cruzarse con una línea diagonal con el fin de evitar una eventual manipulación
Art. 14. § 1. Si dentro de un libro sacramental se han dejado involuntariamente una o varias páginas en blanco, deben ser anuladas cubriéndolas de lado a lado mediante una única raya en diagonal, con la misma finalidad expresada en el número anterior.
§ 2. En su caso, la anulación de páginas deberá constar en la diligencia de cierre, de que se trata en el art. 11 (v. g. con las palabras de las 100 hojas útiles se han anulado la 5 ,25, 32).
Art. 15. En el caso de que al inscribir, anotar o certificar se haya cometido algún error material, no puede sobrescribirse o utilizar líquidos u otros artículos de borrar, sino que se invalidará la palabra o palabras incorrectas trazando una leve línea recta sobre ellas y delimitarlas entre paréntesis. A continuación se indicará, siempre en nota a pie de página, la validez de la corrección con las palabras “Lo tachado no vale; vale lo corregido”, firmando posteriormente la nota; en caso contrario, podría ponerse en duda su autenticidad.
Art. 16. El documento registral sólo quedará validado con la firma manuscrita, legible, del Encargado de los libros sacramentales, y el sello de la Parroquia.
Art.17. Es aconsejable el uso de tinta de color para el tampón de sellado. Es necesario que la impronta del sello se superponga a una parte de la firma o del texto con el fin de prevenir posibles manipulaciones.
Art. 18. Las inscripciones y anotaciones en los libros sacramentales con los datos requeridos han de ser cumplimentados con extrema diligencia, a mano y con letra clara y legible, incluyendo los correspondientes índices ordenados alfabéticamente por apellidos. Sólo estos manuscritos tienen valor oficial. Los índices deberán escribirse por libros en las páginas del mismo.
Art. 19. Para cualquier rectificación o alteración de partidas, sean errores, omisiones o cambios efectuados en el Registro Civil, se requiere la autorización del Ordinario del lugar. Cada cambio o alteración se hará constar en la partida consignando, al menos, la referencia del documento que acredite dicha modificación, que se archivará en lugar aparte, pero que se guardará en el mismo archivo parroquial.
IV. Expedientes matrimoniales.
Art. 20. Todos los expedientes matrimoniales deben conservarse en el archivo parroquial. Una vez agrupados por años, han de numerarse correlativamente y, posteriormente, han de guardarse en cajas de archivo.
Art. 21. Las notificaciones recibidas con la indicación de haber sido cumplimentadas en su respectivo Libro de Bautismos, deben ser archivadas en el correspondiente expediente matrimonial, ya numerado en la forma descrita. Dentro del expediente se archivarán también las notificaciones, la comunicación al registro civil y así como el documento donde conste a quien se entrega dicha comunicación con la firma legible de quien la recibe.
Art. 22. Las copias de los expedientes matrimoniales destinados a otras Diócesis sólo se pueden enviar a través de la propia Curia diocesana, que será quien los transmita a la Curia de destino.
V. Conservación y custodia de los libros.
Art. 23. § 1. Los libros parroquiales se custodiarán en el archivo parroquial, en un armario que proporcione las necesarias garantías de conservación y seguridad, y siempre bajo llave. Sólo el Párroco o el sacerdote a él asimilado en derecho, así como el delegado del Párroco a tenor del Art. 2, tendrán acceso al armario.
§ 2. Para mejor garantizar la conservación y la seguridad de los libros parroquiales es muy aconsejable que los armarios sean metálicos, por ser más seguros ante termitas, xilófagos o roedores. Se deberá evitar su ubicación en locales húmedos pues la humedad además de destruir el papel promueve la vida de los agentes xilófagos muy comunes en el litoral. Cuando se reciban documentos antiguos o si éstos son cambiados de lugar es muy aconsejable someterlos a un tratamiento de desinsectación.
Art. 24. El archivo parroquial estará ubicado en el lugar determinado a este fin en cada parroquia: dependencias del templo parroquial, casa abadía u otro lugar parroquial, suficientemente seguro. En cualquier caso, el archivo parroquial estará suficientemente delimitado de lo que no corresponde al mismo.
Art. 25. Forman parte del archivo parroquial, entre otros, los libros sacramentales de Bautismos, Confirmaciones, Primeras Comuniones, Matrimonios y Difuntos y toda la documentación referente a la administración de dichos sacramentos y de defunciones, así como los libros de Visita Pastoral, los libros de actas de los Consejos Parroquiales de Asuntos Económicos y de Pastoral, los libros de Misas encargadas, los libros de Fundaciones, de sus cargas y su cumplimiento y los decretos de su erección y eventual redotación, los libros de contabilidad, los contratos de compraventa y de alquiler, las facturas por el tiempo estipulado en el derecho civil, los libros de toma de posesión de los Párrocos o, al menos, las actas de las mismas y el inventario parroquial.
Art. 26. § 1. Cuando un sacerdote tenga encomendadas varias parroquias, los libros parroquiales y la restante documentación de las mismas podrán guardarse con la autorización del Ordinario en el archivo de una de ellas. En cualquier caso deberán estar suficientemente identificados los libros y la restante documentación de cada una de las parroquias y delimitados por parroquias.
§ 2. Conforme está establecido, en la toma de posesión de dichas parroquias por un nuevo párroco o sacerdote a él asimilado en derecho, se hará entrega al mismo por el sacerdote cesante de los libros sacramentales y restante documentación de cada una de las parroquias ante el Ordinario o sacerdote por él delegado, levantándose acta de la entrega y recepción, firmada por todos los intervinientes. En este momento, el Ordinario establecerá también si los libros sacramentales y la restante documentación de dichas parroquias continúan en ese lugar.
§ 3. Caso de que las parroquias, a que se refiere el § 1, posteriormente no sean encomendadas a un mismo sacerdote, los libros sacramentales y, eventualmente, la restante documentación de la o las parroquia/s no encomendadas deberán ser entregados a su nuevo párroco o sacerdote a él asimilado en derecho, por el sacerdote cesante ante el Ordinario o sacerdote por él delegado, levantándose igualmente acta de la entrega y recepción, firmada por los intervinientes.
VI. Acceso y consulta de los libros.
Art. 27. Corresponde al Párroco o al delegado de acuerdo con lo establecido en el Art. 2 expedir certificaciones o copias autorizadas de los asientos o anotaciones registrales referentes al fiel que legítimamente las solicite.
Art. 28. Los certificados o extractos pueden extenderse bien escritos a mano o mecanografiados, pero siempre cumplimentados en el modelo autorizado por el Ordinario y validados por la firma del Párroco o del delegado de acuerdo con el Art. 2, y por el sello parroquial. Los certificados que hayan de producir efectos fuera de la Diócesis han de ser legalizados por el Ordinario. En el caso de que estén redactados en una lengua no oficial en la Diócesis de destino, se acompañarán de traducción al español.
Art. 29. Todos los fieles tienen derecho a recibir personalmente certificaciones o copias autorizadas de aquellos documentos contenidos en los libros parroquiales que, siendo públicos por su naturaleza, se refieran a su estado personal.
Art. 30. El interesado, salvo que sea conocido personalmente por el Párroco o el delegado conforme al Art. 2, deberá acreditar documentalmente su personalidad, e indicar el fin para el que se solicita la certificación.
Art. 31. Podrán expedirse también certificaciones o copias cuando el interesado lo solicite a través del propio cónyuge, padres, hermanos, hijos o procurador legal. En estos casos el interesado deberá, además, indicar los datos identificativos del familiar o procurador, y acreditarlos documentalmente.
Art. 32. Con el fin de garantizar el derecho a la intimidad y buena fama de todo fiel (cf. c. 220 CIC) así como las obligaciones que se puedan derivar de la Ley estatal de Protección de Datos, no se expedirán certificaciones o copias autorizadas cuando no quede acreditado el interés legítimo y la personalidad del interesado y, en su caso, del familiar o procurador. Se ha de guardar copia del documento que acredite los referidos datos del interesado y del familiar o procurador, según el impreso establecido para este fin.
Art. 33. Salvo que disponga otra cosa el Ordinario, la documentación relativa a los registros sacramentales y de defunciones y exequias de los últimos cien años ha de quedar cerrada a la libre y pública consulta, ya que es reservada por su propia naturaleza. A partir de esa fecha pasará a considerarse documentación histórica.
Art. 34. Las solicitudes de datos con finalidades genealógicas referidos a los últimos cien años sólo se atenderán cuando el interesado recabe datos sobre sus ascendientes directos hasta el segundo grado inclusive.
Art. 35. En ningún caso se debe permitir la consulta directa, manipulación, grabación o reproducción total o parcial de los libros sacramentales que se encuentren en las parroquias.
Art. 36. La microfilmación, digitalización, o cualquier otra iniciativa de tratamiento global o parcial del archivo requerirá la autorización escrita del Ordinario.
Art. 37. Los libros parroquiales no podrán sacarse del archivo parroquial, salvo en los casos mencionados en los Arts. 26 y 36.
Art. 38. Cualquier duda sobre la oportunidad de extender certificados o copias autorizadas de los libros sacramentales habrá de consultarse con el Ordinario.
Disposición final.
El Vicario General velará por la aplicación de lo dispuesto en el presente Decreto y, en especial, por lo establecido en los arts. 7 § 6, 10, 13 § 1, 28 y 32 en lo referente a libros editados, cédulas, modelos o impresos.
Publíquese en el Boletín Oficial de nuestro Obispado de Segorbe-Castellón y dese a conocer por los medios acostumbrados.
Dado en Castellón de la Plana, a veintinueve de diciembre del Año del Señor de dos mil diez.
+Casimiro López Llorente
Obispo de Segorbe-Castellón
Ante mí,
Tomás Albiol Talaya
Vicencanciller –Vicesecretacio general
